Integritetspolicy för Swedbank Fastighetsbyrå AB

Det är viktigt att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. Därför ber vi dig att läsa igenom texten noga. Om du har några frågor eller funderingar gällande vår personuppgiftsbehandling är du varmt välkommen att kontakta oss på integritet@fastighetsbyran.se

Swedbank Fastighetsbyrån AB (”Fastighetsbyrån”) är gemensamt personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter inom ramen för förmedlingsaffären med alla mäklarkontor i Sverige, Spanien och Portugal. Fastighetsbyrån är gemensamt ansvarig med mäklarkontoren för att din personliga integritet är skyddad och behandlas på ett ansvarsfullt vis.

Fastighetsbyrån har internt reglerat de olika skyldigheterna vi har gentemot er vid utövandet av era rättigheter enligt GDPR. Gemensam kontaktpunkt är integritet@fastighetsbyran.se för alla frågor som rör behandling av personuppgifter och integritet.

Vid frågor om din bostadsaffär, vänligen kontakta din mäklare.

Personuppgifter är all information som rör en identifierad eller identifierbar fysisk person. En identifierbar fysisk person är en person som kan identifieras, direkt eller indirekt, exempelvis genom namn, personnummer och adress men även genom krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter (exempelvis IP-nummer) som utgör personuppgifter under förutsättning att de kan kopplas samman till en fysisk person. Även uppgifter som endast indirekt kan identifiera en person kan utgöra personuppgifter, ifall det indirekt, tillsammans med andra uppgifter, går att identifiera en person.

Behandling av personuppgifter innefattar all hantering av personuppgifter, såsom insamling, registrering, bearbetning och lagring.

Fastighetsbyrån samlar in information från dig när du besöker oss fysiskt eller digitalt. Du kan även direkt eller indirekt komma att ge oss information om dig själv på ett antal olika sätt. Sådana situationer kan exempelvis vara när du anlitar en fastighetsmäklare, deltar på visning, besöker Fastighetsbyråns hemsida, anmäler dig till en prenumerationstjänst eller använder digitala tjänster som Min hemsida och Visningshjälpen.

Vi kan även komma att samla in information från tredje part, exempelvis ägarinformation från Lantmäteriet eller kompletterande av adressuppgifter från vår adressleverantör. Vilken information vi har anledning att samla in om dig beror på hur och varför vår kontakt har uppstått. Exempel på personuppgifter vi samlar in är:

• Person- och kontaktinformation såsom namn, personnummer, e-postadress, telefonnummer och adress,

• Konto- och betalningsuppgifter för köpare och säljare,

• Enhetsinformation såsom IP-adress, språkinställningar och webbläsarinställningar,

Det huvudsakliga ändamålet med den personuppgiftsbehandling som Fastighetsbyrån utför är att tillhandahålla, utföra och förbättra våra tjänster gentemot dig. Det finns flera olika skäl till att vi kan behöva samla in, hantera och spara dina uppgifter. Några av dem är rent juridiska, vi behöver spara dem för att kunna följa gällande lagstiftning, t.ex. fastighetsmäklarlagen eller gällande penningtvättslagsstiftning. Vid andra tillfällen behöver vi spara dina personuppgifter för att fullgöra våra avtal, ge dig det vi har lovat eller för att kunna erbjuda dig så bra och anpassade tjänster som möjligt. Viss behandling av personuppgifter är också nödvändig för att vi ska kunna tillhandahålla en god service och support samt för att kunna utreda eventuella klagomål, på ett effektivt och kundvänligt sätt. Vi kan även behöva spara dina personuppgifter om du invänder mot vår marknadsföring så att vi kan säkerställa att du inte mottar fler utskick från oss i framtiden.

Om du söker arbete hos oss eller på annat sätt är med i en rekryteringsprocess behöver vi behandla dina personuppgifter för att kunna administrera processen och bedöma dig som kandidat. Fördjupad information om hur vi behandlar arbetssökandes personuppgifter finns här.

Ibland behöver vi ditt personnummer eftersom det är ett säkert sätt att fastställa din identitet vid till exempel avtalsskrivning eller registrering till tjänsten Digital budgivning. Vi kommer behandla ditt personnummer endast när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet.
Vid registrering till tjänsten Digital budgivning behandlas ditt personnummer beroende hur du använder tjänsten. Om du registrerar dig till tjänsten och inte lägger ett bud, lagrar vi ditt personnummer så länge du är registrerad som spekulant till en bostad varefter personnumret arkiveras i 2 år. Om du lägger ett bud på en bostad kommer du i stället kategoriseras som budgivare, och vi kommer följaktligen lagra ditt personnummer i 10 år enligt fastighetsmäklarlagen.

Ändamål med behandlingenLaglig grund för behandlingen (med vilken rätt behandlar vi dina uppgifter)

Bekräfta din identitet och verifiera dina person- och kontaktuppgifterUppfylla avtal och åtaganden vi har gentemot dig

Förmedla bostäder och andra tjänster till digUppfylla avtal och åtaganden vi har gentemot dig

Ge kundservice och hjälp du kan behöva rörande våra tjänsterUppfylla avtal och åtaganden vi har gentemot dig

Hantera eventuella deltaganden i tävlingar och eventSamtycke från dig eller vårt berättigade intresse

Följa tillämplig lagstiftning, såsom lagar som motverkar penningtvätt och finansiering av terrorismRättslig förpliktelse

Lagring av verifikationer enligt bokföringslagenRättslig förpliktelse

Upprätta budgivningslista och föra journal enligt fastighetsmäklarlagenRättslig förpliktelse

Kundgrupps- och marknadsanalys i syfte att förbättra våra tjänster för digBerättigat intresse

Utskick av erbjudanden och marknadsföringBerättigat intresse

Säkerställa att du som inte vill ha reklamutskick mm inte heller får detRättslig förpliktelse

Genomföra digitala kundmötenBerättigat intresse

Hantera rekryteringarBerättigat intresse

Lagringstiden för personuppgifterna vi samlar in fastställs i enlighet med ändamålet och den rättsliga skyldigheten för varje behandling. Personuppgifter lagras därmed av Fastighetsbyrån under den tid det är nödvändigt för de ändamål som specificeras ovan. Det kan vara så länge som det är nödvändigt för att kunna utföra det vi lovat dig enligt våra avtal eller andra åtaganden. Det kan även vara så länge det krävs enligt lag eller myndighetsbeslut. Därför kan lagringstiderna se olika ut beroende på det ändamål vi har med personuppgifterna. Fastighetsbyrån gallrar registrerade personuppgifter regelbundet. Fastighetsbyrån vidtar även rimliga åtgärder för att hålla de personuppgifter som behandlas aktuella och att radera inaktuella eller på andra sätt felaktiga eller överflödiga personuppgifter. Dina personuppgifter kommer att raderas eller anonymiseras när ändamålet alternativt den lagstadgade skyldigheten att lagra personuppgifterna upphör.

Fastighetsbyrån måste på grund av rättsliga förpliktelser lagra dina personuppgifter en viss period av särskilda skäl.

• Exempelvis behandlar vi personuppgifter kopplade till din rekrytering i 2 år efter att du skickat din ansökan till oss på grund av diskrimineringsskäl.

• Enligt fastighetsmäklarlagen måste fastighetsmäklaren föra anteckningar över förmedlingsuppdraget i en journal. Fastighetsmäklaren måste också skapa en budgivningslista med uppgifter om de bud som lämnas på bostaden med angivande av budgivarens namn, kontaktuppgifter, det belopp som bjudits och tidpunkt för när budet lämnades samt villkor för budet. Dessa personuppgifter lagrar Fastighetsbyrån i 10 år.

• Fastighetsbyrån är skyldig att följa lagstiftning om penningtvätt och finansiering av terrorism. Det innebär att Fastighetsbyrån måste lagra personuppgifter som rör kundkännedom eller enstaka transaktioner över 15,000 euro i 5 år. Om vi anser det nödvändigt att lagra handlingarna längre för att utreda eventuellt penningtvättbrott kan vi lagra personuppgifterna i längst 10 år.

När vi använder oss av den lagliga grunden berättigat intresse innebär det att behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse. Exempelvis att kunna erbjuda dig boenderelaterade produkter och tjänster, såsom Värdebevakaren eller Slutprisprenumeration. Det kan också handla om att vi vill följa upp ditt besök på en visning eller ditt köp av en bostad. Ett berättigat intresse är också att hålla våra tjänster så användarvänliga och relevanta för dig som möjligt. Därför behöver vi analysera hur tjänsterna används för att kunna göra förbättringar för dig som kund.

Vårt syfte är att ge dig service i form av relevant kommunikation, olika tjänster samt relevanta och anpassade erbjudanden. Ytterligare ett berättigat intresse är att kommunicera försäljningspriser och adresser i olika kanaler, t ex genom publicering på våra egna och samarbetspartners webbplatser, genom utskick samt i sociala medier i syfte att marknadsföra Fastighetsbyrån och vår verksamhet. För den lagliga grunden – berättigat intresse – görs alltid en intresseavvägning mellan intresset av Fastighetsbyråns behandling av personuppgifter och individens intresse av att skydda sina personuppgifter. Skulle vi anse att individens intresse väger tyngre, kommer vi inte att genomföra behandlingen.

Fastighetsbyrån säljer inte dina personuppgifter till någon och vi delar naturligtvis inte ut dina personuppgifter till vem som helst. I vissa fall kan vi dock komma att dela dina personuppgifter med utvalda mottagare. Om det sker ser vi till att överföringen sker på ett säkert sätt. Mottagarna av dina personuppgifter kan vara självständigt personuppgiftsansvariga, tillsammans med oss gemensamt ansvariga eller personuppgiftsbiträden.

När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden, dvs. någon som behandlar dina personuppgifter för vår räkning, sker det endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in informationen. Vi kontrollerar alla personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de kan lämna tillräckliga garantier avseende säkerheten och sekretessen för personuppgifter. Vi har även skriftliga avtal med alla personuppgiftsbiträden genom vilka de garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och åtar sig att följa våra säkerhetskrav och instruktioner.

Nedan är de kategorier av mottagare som vi kan komma att dela dina personuppgifter med:

• Swedbankkoncernen och Samarbetande Sparbanker. Swedbank Fastighetsbyrå AB är ett helägt dotterbolag till Swedbank AB (publ). Med ”Swedbankkoncernen” avses Swedbank AB och dess dotterbolag. Swedbank AB och Swedbank Fastighetsbyrå AB har sedan lång tid tillbaka även ett nära samarbete med ett flertal sparbanker i Sverige. Med ”Samarbetande Sparbanker” avses dessa sparbanker och dess dotterbolag. Vi delar dina personuppgifter inom Swedbankkoncernen och med Samarbetande Sparbanker för statistikändamål. Vi kan även komma att dela dina uppgifter inom Swedbankkoncernen och med Samarbetande Sparbanker för att kunna erbjuda dig bolån och andra banktjänster.

• Banker. På ditt uppdrag kan vi komma att dela din information med din bank eller annan bank inom ramen för bostadsförmedlingen.

• Fastighetsbyråns mäklarkontor. Fastighetsbyrån är gemensamt personuppgiftsansvariga med våra mäklarkontor som alla arbetar under samma varumärke med samma system. Därför kan dina personuppgifter delas mellan Fastighetsbyråns mäklarkontor.

• Säljare och köpare. Som spekulant/intressent vid en budgivning på en bostad kommer dina personuppgifter som ditt namn, kontaktuppgifter och bud delas med säljaren. Om bostadsköpet fullbordas, kommer köparen ta del av säljarens personuppgifter.

• Systemleverantörer för affärssystem och ärendehantering. För att kunna genomföra våra uppdrag och tjänster lagrar vi dina uppgifter i vårt affärssystem (ett system som administrerar våra kunder och kontakter) samt vid problem i ett ärendehanteringssystem.

• Leverantörer av tryck och annonsering. Vi kan även komma att dela uppgifter om dig med leverantörer som tillhandahåller tryck och distribution, exempelvis bostadsbeskrivning inför försäljning, eller annonsering av bostäder via hemsidan Hemnet.

• Statistik och försäljningsinformation. Efter genomfört förmedlingsuppdrag delar Fastighetsbyrån adress, inbegripet koordinater och försäljningsinformation med branschorganisationen Svensk Mäklarstatistik AB för ändamålet att mottagaren ska ta fram branschstatistik om bostadsförsäljning. Slutpris samt adress delas med Svensk Mäklarstatistik AB för publicering på Bopedia om köpare och säljare lämnat sitt godkännande till eftermarknadsföring. Slutpris samt adress delas med Hemnet AB för publicering på Hemnet.se om köpare och säljare lämnat sitt godkännande till eftermarknadsföring.

• Samarbetspartners vid förmedlingsaffären. Fastighetsbyrån erbjuder kompletterande produkter och tjänster, så som förmedling av försäkringar och besiktningar där personuppgifter kan komma att föras över till våra samarbetspartners. Fastighetsbyrån har även andra samarbeten, till exempel med rekommendationssajter dit personuppgifter kan komma att överföras. Vi samarbetar även med andra aktörer för att förenkla förmedlingsprocessen där exempelvis Wint, kan hantera o förenkla hanteringen av handpenningen och Scrive som hjälper oss att teckna avtal elektroniskt. Vid försäljning av nyproduktion kan även vissa personuppgifter för spekulanter/köpare delas med entreprenören och bostadsrättsföreningen.

• Myndigheter. Av olika skäl kan Fastighetsbyrån behöva lämna ut dina uppgifter till olika myndigheter. Exempelvis har en fastighetsmäklare och fastighetsmäklarföretag enligt lag en skyldighet att tillhandahålla Fastighetsmäklarinspektionen (”FMI”) uppgifter och handlingar som FMI begär i sin tillsyn. Personuppgifter kan därför komma att lämnas ut till FMI. En sådan skyldighet kan även uppstå gentemot Finanspolisen om vi har skälig misstanke att en av våra kunder har begått ett brott enligt penningtvättslagen.

• Försäkringsbolag och rättsliga ombud. I vissa fall måste Fastighetsbyrån dela uppgifter med mäklarens försäkringsbolag eller rättsliga ombud (t.ex. en advokat). Personuppgifter kan delas med dessa mottagare i syfte att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk samt vid misstänkt eller konstaterad skada för Fastighetsbyrån, köpare eller säljare.
  

Vi vidtar ett antal tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa en säkerhetsnivå som är lämplig för att skydda de personuppgifter som vi behandlar. Vi har bl.a. upprättat interna riktlinjer för IT-säkerhet, dataskydd och informationssäkerhet samt sekretessavtal med anställda, styrelsen, leverantörer och samarbetspartners. Fastighetsbyrån har även instruktioner för informationsklassificering som reglerar vilken säkerhetsnivå uppgifter ska tilldelas, vilka säkerhetsåtgärder som ska vidtas på respektive nivå, behörighetskrets m.m.

Fastighetsbyrån, våra leverantörer och samarbetspartners behandlar som huvudregel dina personuppgifter inom EU/EES. Personuppgifter kan komma att överföras till mottagare i USA och Japan, genom användning av Google Analytics till USA och vid användning av tjänsten Digital livevisning till Japan. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES säkerställer vi att våra leverantörer och samarbetspartners lever upp till samma säkerhets- och skyddsnivå som tillämpas inom EU/EES och har en laglig grund för överföringen. Detta kan till exempel handla om mottagarlandet har bedömts inneha en adekvat skyddsnivå. EU-kommissionen har bedömt att Japan har en adekvat skyddsnivå vilket innebär att Fastighetsbyrån får överföra personuppgifter till Japan. Även USA anses ha adekvat skyddsnivå förutsatt att mottagaren även omfattas av EU-US Data Privacy Framework. Det innebär att Fastighetsbyrån kan överföra personuppgifter till USA så länge leverantören/samarbetspartnern anslutit sig till och följer ramverket EU-US Data Privacy Framework.

Mer information om länder med en adekvat skyddsnivå finns på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida: www.imy.se/verksamhet/dataskydd/det-har-galler-enligt-gdpr/overforing-till-tredje-land/adekvat-skyddsniva/

Swedbank Fastighetsbyrå AB är personuppgiftsansvarig för kamerabevakning av huvudkontoret med adress Västra Järnvägsgatan 7, 111 64 STOCKHOLM. Respektive mäklarkontor är personuppgiftsansvarig för sin eventuella kamerabevakning av kontorslokalen. I syfte att undvika missförstånd är Swedbank Fastighetsbyrå AB inte personuppgiftsansvarig gemensamt med mäklarkontoren för kamerabevakning.

Kamerabevakade områden är markerade med skyltar. Fastighetsbyråns kamerabevakning utförs mot bakgrund av den lagliga grunden berättigat intresse, då Fastighetsbyrån har ett intresse av att säkerställa säkerheten för Fastighetsbyråns anställda och kunder. Personuppgifter som rör misstanke om brott behandlas för att rättsliga anspråk ska kunna fastställas, göras gällande eller försvaras. Med hänsyn till ändamålet med kamerabevakningen, lagras kameraupptagningar högst i 7 dagar. Kamerabevakningsmaterialet kan komma att lämnas ut till relevant mottagare om upptagningarna är nödvändiga för en brottsutredning.

Oavsett vilken information vi har sparat om dig ska du alltid kunna ha kontroll över dina egna uppgifter. Därför har du enligt GDPR rätt till följande:

• Rätt till tillgång (”registerutdrag”). Du kan begära utdrag över registrerade personuppgifter och verifiera den informationen vi har om dig. För att ingen annan ska kunna ges tillgång till dina uppgifter måste du identifiera dig när du begär registerutdrag.

• Rätt till rättelse. Du har rätt att få felaktig eller icke-komplett information om dig själv korrigerad.

• Rätt att bli raderad. Du har rätt att begära att få dina personuppgifter raderade. Vi raderar då uppgifterna om uppgifterna inte längre är nödvändiga för det syfte de samlades in för. Om uppgifterna är sparade p.g.a. en lagstadgad skyldighet kan vi dock inte radera dessa.

• Rätt till dataportabilitet. Om vår rätt att behandla dina personuppgifter grundar sig på ett samtycke från dig eller för att fullgöra ett avtal med dig kan du ha rätt att begära att få ut uppgifterna i ett maskinläsbart format, i syfte att återanvända dom hos ett annat företag. Det gäller främst uppgifter som du själv lämnat till oss. Det är med andra ord endast vissa uppgifter som omfattas av rätten till dataportabilitet.
  Du kan återkalla ditt samtycke när du vill. Återkallas samtyckes avslutas all behandling som grundar sig på samtycket. För att återkalla samtycket kan du mejla: integritet@fastighetsbyran.se.

• Rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling. Du har alltid rätt att slippa direktmarknadsföring och att invända mot sådan behandling av personuppgifter som bygger på en intresseavvägning (berättigat intresse).

  • För de fall vi använder berättigat intresse/intresseavvägning som laglig grund för ett ändamål har du möjlighet att invända mot behandlingen. För att kunna fortsätta behandla dina personuppgifter efter en sådan invändning behöver vi kunna visa ett tvingande berättigat skäl för den aktuella behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter eller friheter.

  • Om du invänder mot direktmarknadsföring kommer vi att upphöra med behandlingen av dina personuppgifter för det ändamålet.

• Rätt att begränsa behandling av personuppgifter. Du har rätt att begränsa behandlingen av dina personuppgifter om du exempelvis anser att dom inte är korrekta.

Tänk på att du har möjlighet att påverka vilka kanaler vi ska använda för att kontakta dig. Exempelvis kan du välja att inte bli kontaktad via e-post eller sms. Du har också möjlighet att undanbe dig olika typer av utskick, exempelvis nyhetsbrev. I sådana fall ska du inte invända mot behandling av uppgifterna utan enbart kontakta oss och begära begränsning i en kommunikationskanal som vi använder.

Det kostar ingenting att använda dina rättigheter. Om en begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig kommer vi dock att ta ut en avgift som täcker våra administrativa kostnader som är kopplade till den begäran. Det kan också hända att vi nekar en begäran som är ogrundad eller orimlig.

Fastighetsbyrån använder inte automatiserats beslutsfattande.

Med profilering avses automatisk behandling av personuppgifter som används för att bedöma vissa personliga egenskaper hos en fysisk person, i synnerhet för att analysera eller förutsäga exempelvis dennes ekonomiska situation, personliga referenser, intressen och vistelseort. Fastighetsbyrån använder profilering för exempelvis marknads- och kundanalyser samt vid systemutveckling. Den rättsliga grunden för profilering är vårt berättigade intresse, rättsliga förpliktelse fullgörande av avtal eller samtycke. I fall samtycke är den rättsliga grunden kommer du att få lämna ett samtycke till behandlingen.

Du kan återkalla ditt samtycke när du vill. Återkallas samtyckes avslutas all behandling som grundar sig på samtycket. För att återkalla samtycket kan du mejla: integritet@fastighetsbyran.se

Om du skulle ha några klagomål avseende vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att lämna dessa till landets tillsynsmyndighet. I Sverige är det Integritetsskyddsmyndigheten som ansvarar för uppföljning och tillsyn av oss och andra bolag som hanterar personuppgifter på den svenska marknaden. I Spanien heter motsvarande tillsynsmyndighet Agencia Española de Protección de Datos och i Portugal Comissão Nacional de Protecção de Dados – CNPD.

Kontaktuppgifter:

Sverige: Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)

Telefon: 08-657 61 00

E-post: imy@imy.se

Spanien: Agencia Española de Protección de Datos

Telefon: (+34) 900 293 183

Portugal: Comissão Nacional de Protecção de Dados – CNPD

Telefon: (+351) 213 928 400

E-post: geral@cnpd.pt

Vi använder cookies och liknande spårningstekniker för att förbättra din upplevelse av våra tjänster. Vissa tjänster kräver till och med cookies för att fungera som de ska. Vill du veta mer om hur vi använder cookies kan du läsa mer här.

Har du frågor rörande vår hantering av dina personuppgifter eller vill du använda någon av dina rättigheter kopplade till hanteringen av personuppgifter? Då är du välkommen att kontakta oss på Fastighetsbyrån via integritet@fastighetsbyran.se

Personuppgiftsansvarig är SWEDBANK FASTIGHETSBYRÅ AB (org nr. 556090–2115) med besöksadress Västra Järnvägsgatan 7, 111 64 STOCKHOLM och postadress Box 644, 101 32 STOCKHOLM, Tel: 08-54 54 55 00,
E-post: info@fastighetsbyran.se,
Web: www.fastighetsbyran.com

För mer information om mäklarkontorens firma: https://www.fastighetsbyran.com/sv/sverige/hitta-maklare